Guía Integral de Coordinación de Comisiones

Guía Integral de Coordinación de Comisiones
EPOAC 2025–2028
Ceremonia Solemne de Toma de Protesta · 6 de junio de 2026 · Hotel Fortín Plaza
La Inteligencia Colectiva al Servicio de Oaxaca

Estructura General de Comisiones
La Ceremonia Solemne de Toma de Protesta de la EPOAC 2025–2028 se organiza a través de 9 comisiones especializadas, cada una con un responsable principal y un apoyo designado. Esta estructura garantiza una coordinación eficiente y profesional del evento.

C1. Protocolo y Presídium
Responsable
Ing. Lino Palacios Peralta
Apoyo
Ing. Héctor Soriano Reyes
Funciones Clave
Confirmar autoridades IPN y Gobierno
Definir precedencias del presídium
Coordinar ensayo general
Supervisar toma de protesta
Coordinar maestro de ceremonias y protocolo

C1 · Tareas Detalladas
Confirmación de Autoridades
Verificar y confirmar la asistencia de autoridades del IPN y del Gobierno para garantizar la representación institucional adecuada.
Precedencias del Presídium
Definir el orden protocolar de los integrantes del presídium conforme a las normas institucionales vigentes.
Ensayo y Supervisión
Coordinar el ensayo general previo al evento y supervisar en tiempo real la toma de protesta y el protocolo del maestro de ceremonias.

C2. Comunicación y Difusión
Responsable
M.C. Édgar Aquino García
Apoyo
Dra. Josafat Zárate Escamilla
Funciones Clave
Difusión diaria del evento en redes
Coordinación de transmisiones Zoom
Actualización de programa de mano
Gestión de fotografía institucional
Campaña de registro QR y confirmación de asistentes

C2 · Estrategia Digital
Redes Sociales
Difusión diaria del evento en todas las plataformas institucionales para maximizar el alcance y la visibilidad.
Transmisión Zoom
Coordinación técnica de las transmisiones en vivo para asistentes remotos, garantizando calidad de señal y acceso.
Registro QR
Campaña de registro mediante código QR y confirmación de asistentes, junto con actualización del programa de mano.

C3. Logística y Montaje
Responsable
C.P. Martín Hernández Tolentino
Apoyo
Ing. Manuel Alonso Gutiérrez
Funciones Clave
Montaje del salón y distribución de mesas
Contratación y coordinación de edecanes
Coordinación con Hotel Fortín Plaza
Supervisión de ciclorama, lonas y mobiliario
Logística de acceso de banda de guerra y escolta

C3 · Coordinación con el Venue
Salón y Mesas
Montaje completo del salón con distribución estratégica de mesas para autoridades, socios e invitados especiales.
Ambientación
Supervisión de ciclorama, lonas institucionales y mobiliario en coordinación directa con el Hotel Fortín Plaza.
Edecanes y Escolta
Contratación y coordinación de edecanes, así como logística de acceso para la banda de guerra y escolta.

C4. Registro y Atención
Responsable
M.G. Denise Eugenia Chagoya Jacinto
Apoyo
Lic. Ricardo Augusto Ulloa Pineda
Funciones Clave
Recepción de asistentes
Entrega de gafetes y PINES
Control de acceso y mesas
Impresión de listas de asistencia
Orientación y atención institucional

C4 · Flujo de Atención al Asistente
Un proceso de registro ágil y ordenado garantiza una experiencia positiva desde el primer contacto con el evento, reflejando la profesionalidad del comité organizador.

C5. Relaciones Institucionales
Responsable
M.E. Joaquín César Pérez Escobar
Apoyo
M.G. Nidia Karina Porras Sánchez
Funciones Clave
Seguimiento a invitados especiales
Confirmación de asistencia y boletos
Atención a socios honorarios
Coordinación de alianzas institucionales
Atención personalizada a invitados del presídium

C5 · Gestión de Invitados
1
Invitados Especiales
Seguimiento personalizado y confirmación de asistencia con entrega de boletos a cada invitado especial.
2
Socios Honorarios
Atención diferenciada y protocolar a los socios honorarios de la EPOAC durante todo el evento.
3
Alianzas Institucionales
Coordinación de alianzas y atención personalizada a los invitados del presídium para fortalecer vínculos.

C6. Finanzas y Presupuesto
Responsable
C.P. Martín Hernández Tolentino
Apoyo
Ing. Juan Carlos Ávila Martínez
Funciones Clave
Control financiero del evento
Seguimiento de pagos de boletos
Control del saldo del hotel
Administración de proveedores
Integración del reporte financiero final

C6 · Control Financiero
Pagos de Boletos
Seguimiento puntual de todos los pagos de boletos para mantener el control de ingresos del evento.
Saldo del Hotel
Control y conciliación del saldo con el Hotel Fortín Plaza, asegurando el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
Reporte Final
Administración de proveedores e integración del reporte financiero final para transparencia y rendición de cuentas.

C7. Cultural y Musical
Responsable
Ing. Vulfrano Hernández García
Apoyo
Dra. Josafat Zárate Escamilla
Funciones Clave
Coordinación de programa musical
Descarga y control de pistas musicales
Coordinación de Himno Nacional y Huéllum
Gestión del transporte CBTIS 256
Supervisión de horarios de banda y escolta

C7 · Programa Musical y Escolta
Programa Musical
Coordinación completa del programa musical, incluyendo descarga y control de pistas para cada momento del evento.
Himno y Huéllum
Coordinación precisa de la interpretación del Himno Nacional y el Huéllum del IPN en los momentos protocolares.
Transporte y Horarios
Gestión del transporte del CBTIS 256 y supervisión de los horarios de la banda de guerra y escolta.

C8. Seguridad y Protección Civil
Responsable
Ing. Ernesto Ulloa Castillejos
Apoyo
Q.B.P. Lorenzo Castillo Herrera
Funciones Clave
Verificación de rutas de evacuación
Coordinación con Protección Civil
Supervisión de control de acceso
Coordinación de medidas preventivas
Briefing de seguridad al comité organizador

C8 · Plan de Seguridad
La seguridad del evento se gestiona de forma preventiva y coordinada con las autoridades de Protección Civil, garantizando la integridad de todos los asistentes.

C9. Archivo y Documentación
Responsable
Ing. Alfredo Castillejos Herrera
Apoyo
Ing. Javier Cristóbal Alcántara
Funciones Clave
Integración del expediente institucional
Resguardo digital de documentos
Impresión de actas y formatos
Control de versiones documentales
Integración de memoria documental del evento

C9 · Gestión Documental
Expediente Institucional
Integración y resguardo del expediente institucional completo, incluyendo actas, formatos y documentos oficiales del evento.
Resguardo Digital
Almacenamiento digital seguro de todos los documentos con control de versiones para garantizar la trazabilidad.
Memoria del Evento
Integración de la memoria documental completa del evento como legado institucional de la EPOAC 2025–2028.

Resumen de las 9 Comisiones

Resumen de las 9 Comisiones (cont.)
Cada comisión cuenta con un responsable principal y un miembro de apoyo designado para garantizar continuidad operativa.

Directorio · Presidencia y Coordinación General
Ing. Ángel Rosales Torres
Cargo: Presidente / Coordinación General
📞 9512220435 · arosales@ipn.mx
Ing. Héctor Soriano Reyes
Cargo: Vicepresidente / Apoyo Protocolo
📞 9511353536 · hector-soriano@hotmail.com

Directorio · Secretaría y Tesorería
M.C. Édgar Aquino García
Cargo: Secretario / Comunicación
📞 9511807785 · eaquinooh@hotmail.com
C.P. Martín Hernández Tolentino
Cargo: Tesorero / Finanzas y Logística
📞 9514402420 · mhdzto62@gmail.com

Directorio · Relaciones Institucionales
M.G. Nidia Karina Porras Sánchez
Relaciones Empresariales
📞 9514099734
ing.kariporras@gmail.com
M.E. Joaquín César Pérez Escobar
Relaciones Gubernamentales
📞 5532521255
chetat77@gmail.com
M.G. Denise Eugenia Chagoya Jacinto
Relaciones Sector Social
📞 3338141646
denachaja@gmail.com

Directorio · Sector Educativo y Capacitación
Ing. Vulfrano Hernández García
Cargo: Relaciones Sector Educativo
📞 9531099721 · vulfrano.hernandez@gmail.com
Ing. Manuel Alonso Gutiérrez
Cargo: Vocal de Capacitación
📞 9515473782 · malo_mas@yahoo.com.mx
Dra. Josafat Zárate Escamilla
Cargo: Cultura y Recreación
📞 9512215747 · jozaze@hotmail.com

Directorio · Honor, Justicia y Archivo
Ing. Lino Palacios Peralta
Honor y Justicia
📞 9511173678
linopalacios23@gmail.com
Ing. Ernesto Ulloa Castillejos
Honor y Justicia
📞 9511608855
ulloaernesto2@gmail.com
Ing. Alfredo Castillejos Herrera
Archivo y Documentación
📞 5532445423
fredybora@hotmail.com

Directorio · Planeación y Delegaciones
Ing. Juan Carlos Ávila Martínez
Cargo: Planeación Estratégica
📞 9515102349 · javila@ipn.mx
Q.B.P. Lorenzo Castillo Herrera
Cargo: Delegación Costa
📞 9541289943 · playaslimpascolotepc@gmail.com
Lic. Ricardo Augusto Ulloa Pineda
Cargo: Delegación Istmo
📞 9711157591 · richie_up@hotmail.com

Directorio · Delegación Valles Centrales
Ing. Javier Cristóbal Alcántara
Cargo: Delegación Valles Centrales
📞 9513916622 · alcrja@gmail.com
Las delegaciones regionales —Costa, Istmo y Valles Centrales— aseguran la representación territorial de la EPOAC en todo el estado de Oaxaca.

Directorio Completo del Comité Organizador

Directorio Completo (cont.)

Coordinación General · Ing. Ángel Rosales Torres
El Ing. Ángel Rosales Torres encabeza la Presidencia y Coordinación General del comité organizador de la Ceremonia Solemne de Toma de Protesta EPOAC 2025–2028. Su liderazgo articula las 9 comisiones para garantizar la coherencia y el éxito del evento.
"La Inteligencia Colectiva al Servicio de Oaxaca"

Visión del Evento
La Inteligencia Colectiva al Servicio de Oaxaca
Este lema guía el trabajo coordinado de las 17 personas que integran el comité organizador de la EPOAC 2025–2028, uniendo talento, experiencia y compromiso institucional.

EPOAC · Compromiso con Oaxaca
La Ceremonia Solemne de Toma de Protesta representa un hito en la vida institucional de la EPOAC 2025–2028. El evento, celebrado en el Hotel Fortín Plaza el 6 de junio de 2026, simboliza el compromiso colectivo de sus integrantes con el desarrollo de Oaxaca.

Interdependencia de las Comisiones

Línea de Tiempo del Evento
1
Preparación
Confirmación de autoridades, registro QR, montaje del salón y ensayo general.
2
Recepción
Registro de asistentes, entrega de gafetes y PINES, control de acceso.
3
Ceremonia
Protocolo, programa musical, Himno Nacional, Huéllum y toma de protesta.
4
Cierre
Reporte financiero, memoria documental e integración del expediente institucional.

Roles de Apoyo Transversal
Varios miembros del comité desempeñan roles de apoyo en más de una comisión, reforzando la coordinación transversal del evento.
Dra. Josafat Zárate Escamilla
Apoyo en C2 Comunicación y responsable de C7 Cultural y Musical.
C.P. Martín Hernández Tolentino
Responsable de C3 Logística y de C6 Finanzas, doble función clave.

Delegaciones Regionales de la EPOAC
Delegación Costa
Q.B.P. Lorenzo Castillo Herrera · 📞 9541289943
playaslimpascolotepc@gmail.com
Delegación Istmo
Lic. Ricardo Augusto Ulloa Pineda · 📞 9711157591
richie_up@hotmail.com
Delegación Valles Centrales
Ing. Javier Cristóbal Alcántara · 📞 9513916622
alcrja@gmail.com

La Toma de Protesta · Momento Central
La Toma de Protesta es el acto solemne que da nombre y sentido a toda la coordinación. Supervisada por la Comisión C1, este momento requiere la articulación perfecta de protocolo, seguridad, logística y programa cultural para su correcta ejecución.

Coordinación Protocolar · Detalle
01
Confirmación de Autoridades
IPN y Gobierno confirmados con anticipación suficiente para planificar el presídium.
02
Definición de Precedencias
Orden protocolar del presídium establecido conforme a normativa institucional.
03
Ensayo General
Coordinación del ensayo con todos los participantes del protocolo y maestro de ceremonias.
04
Supervisión en Vivo
Seguimiento en tiempo real durante la ceremonia para garantizar el cumplimiento del protocolo.

Estrategia de Comunicación Digital
Canales y Herramientas
Redes sociales institucionales (difusión diaria)
Plataforma Zoom para transmisión en vivo
Código QR para registro de asistentes
Programa de mano actualizado
Fotografía Institucional
Gestión profesional de la fotografía del evento para el archivo institucional y la difusión posterior en medios y redes.

Logística del Venue · Hotel Fortín Plaza
La coordinación con el Hotel Fortín Plaza es responsabilidad de la Comisión C3. Incluye el montaje del salón, distribución de mesas, supervisión de ciclorama y lonas institucionales, así como la coordinación del acceso para la banda de guerra y escolta del CBTIS 256.

Montaje y Ambientación del Salón
1
Distribución de Mesas
Organización estratégica del salón para autoridades, socios e invitados especiales.
2
Ciclorama y Lonas
Supervisión de elementos visuales institucionales: ciclorama, lonas y señalética.
3
Edecanes
Contratación y briefing de edecanes para la atención y orientación de los asistentes.

Atención a Invitados Especiales
Protocolo VIP
Atención personalizada y diferenciada para los invitados del presídium y socios honorarios, coordinada por la Comisión C5.
Confirmaciones y Boletos
Seguimiento individual a cada invitado especial
Confirmación formal de asistencia
Entrega y control de boletos
Coordinación de alianzas institucionales

Control Financiero del Evento
Ingresos
Seguimiento puntual de todos los pagos de boletos para mantener el control de ingresos del evento.
Proveedores
Administración y pago oportuno a todos los proveedores contratados para el evento.
Reporte Final
Integración del reporte financiero final para transparencia y rendición de cuentas ante el comité.

Programa Cultural · Himno y Huéllum
La Comisión C7 garantiza que los momentos musicales del evento —especialmente la interpretación del Himno Nacional y el Huéllum del IPN— se ejecuten con precisión y solemnidad, coordinando la banda de guerra y escolta del CBTIS 256.

Seguridad Integral del Evento
Rutas de Evacuación
Verificación y señalización de todas las rutas de evacuación del Hotel Fortín Plaza.
Protección Civil
Coordinación formal con las autoridades de Protección Civil para cumplir normativas de seguridad.
Briefing de Seguridad
Sesión informativa de seguridad para todos los integrantes del comité organizador antes del evento.

Memoria Documental del Evento
Legado Institucional
La Comisión C9 construye la memoria histórica de la EPOAC 2025–2028 a través de la integración documental completa del evento.
Componentes del Archivo
Expediente institucional completo
Actas y formatos oficiales
Resguardo digital con control de versiones
Memoria documental del evento

Comité Organizador · Perfil del Equipo
17
Integrantes
Miembros del comité organizador
9
Comisiones
Áreas especializadas de trabajo
3
Delegaciones
Regiones de Oaxaca representadas

Un Equipo, Una Misión
Los 17 integrantes del comité organizador representan la diversidad profesional e institucional de la EPOAC: ingenieros, maestros, contadores, licenciados y doctores, unidos por el compromiso con Oaxaca y con la excelencia en la organización del evento.

Coordinación entre Comisiones · Puntos Clave
C1 ↔ C3
Protocolo y Logística deben alinear el montaje del presídium con las precedencias definidas.
C2 ↔ C4
Comunicación y Registro coordinan la campaña QR y la confirmación de asistentes.
C6 ↔ C3
Finanzas y Logística gestionan conjuntamente el saldo del hotel y los pagos a proveedores.
C7 ↔ C8
Cultural y Seguridad coordinan el acceso y los horarios de la banda de guerra y escolta.

Checklist de Preparación · Antes del Evento
Confirmar asistencia de autoridades IPN y Gobierno (C1)
Activar campaña de difusión en redes sociales (C2)
Coordinar montaje del salón con Hotel Fortín Plaza (C3)
Imprimir listas de asistencia y gafetes (C4)
Confirmar invitados especiales y socios honorarios (C5)
Verificar saldo y pagos de proveedores (C6)
Descargar y probar pistas musicales (C7)
Verificar rutas de evacuación y briefing de seguridad (C8)
Preparar actas y formatos para el expediente (C9)

Checklist de Ejecución · Durante el Evento
Supervisar protocolo y toma de protesta (C1)
Gestionar transmisión Zoom en tiempo real (C2)
Supervisar edecanes y acceso de escolta (C3)
Controlar acceso y orientar a los asistentes (C4)
Atender personalmente a invitados del presídium (C5)
Controlar ingresos y gastos en tiempo real (C6)
Coordinar Himno Nacional, Huéllum y programa musical (C7)
Supervisar control de acceso y medidas preventivas (C8)
Fotografía institucional y registro documental (C9)

Checklist de Cierre · Después del Evento
Integrar reporte financiero final (C6)
Publicar fotografías y resumen en redes sociales (C2)
Integrar expediente y memoria documental (C9)
Enviar agradecimientos a invitados especiales (C5)
Liquidar saldo final con Hotel Fortín Plaza (C6)
Archivar versión final del programa de mano (C2)
Resguardar digitalmente todos los documentos (C9)

Recomendaciones de Coordinación
Comunicación Constante
Mantener canales de comunicación activos entre todos los responsables de comisión durante la fase de preparación.
Reuniones de Seguimiento
Realizar reuniones periódicas del comité para revisar avances, resolver bloqueos y ajustar la planificación.
Contingencias
Cada comisión debe tener un plan de contingencia para los escenarios de riesgo identificados en su área.

Roles Clave · Doble Responsabilidad
Dos miembros del comité asumen responsabilidades en múltiples comisiones. Es fundamental garantizar su disponibilidad y evitar conflictos de agenda.
C.P. Martín Hernández Tolentino
Responsable de C3 Logística y Montaje y de C6 Finanzas y Presupuesto. Rol crítico de doble función.
Dra. Josafat Zárate Escamilla
Apoyo en C2 Comunicación y Difusión y responsable de C7 Cultural y Musical. Coordinación transversal.

Contactos de Emergencia · Día del Evento

Mapa de Responsabilidades

Hacia una Ceremonia Exitosa
La coordinación de las 9 comisiones y los 17 integrantes del comité organizador es la garantía del éxito de la Ceremonia Solemne de Toma de Protesta EPOAC 2025–2028. Cada área, cada responsable y cada tarea contribuyen a un objetivo común: honrar el compromiso institucional con Oaxaca.
"La Inteligencia Colectiva al Servicio de Oaxaca"

EPOAC 2025–2028
Ceremonia Solemne de Toma de Protesta
📅 Fecha
6 de junio de 2026
📍 Lugar
Hotel Fortín Plaza, Oaxaca
👥 Equipo
17 integrantes · 9 comisiones
La Inteligencia Colectiva al Servicio de Oaxaca